Цифровой контроль: современные подходы к управлению парком оборудования в медицинских учреждениях
Новости экспертов
Управление медицинским оборудованием в крупных сетях клиник – важная и сложная задача. Многие крупные сети, уже определившись с выбором и внедрением медицинских информационных систем, систем бухгалтерского учета и PACS задумались о том, что задача управления активами требует особого внимания и стали изучать предложения российских поставщиков ИТ-решений по автоматизации данных процессов.
Типовая ситуация в медицинских сетях
Обычно в крупных медицинских сетях руководство не имеет полной информации об оснащенности, состоянии и активности эксплуатации медицинской техники. Данные о медицинском оборудовании, содержащиеся в бухгалтерском учете основных средств, недостаточны для принятия управленческих решений. Ответить на простые вопросы, например, сколько в сети рентгеновских аппаратов и какова их загрузка, становится непростой задачей.
Причины этого кроются в том, детализировано данные о жизненном цикле оборудования не ведутся в бухгалтерии, а в существующих системах нет единой идентификации оборудования, что затрудняет сопоставление данных из разных источников.
Для чего нужно управлять активами
Несмотря на то, что детальный учет каждой единицы оборудования может показаться избыточным, современная ситуация на рынке медицинского оборудования в России характеризуется продолжительными сроками поставок, отсутствием отдельных моделей из-за санкций и сложными логистическими решениями. В таких условиях оперативная информация о наличии и работоспособности парка оборудования становится критически важной.
Кроме того, остро стоит вопрос наличия квалифицированных инженеров и подрядчиков, способных провести профессиональную диагностику и ремонт вышедшего из строя оборудования. От длительности простоя зависит доходность организации и удовлетворенность пациентов. Также важно планировать и контролировать качество технического обслуживания, отслеживать исполнение гарантийных обязательств при поставках нового оборудования.
Кому это важно?
Обычно владельцем процесса учета медицинского оборудования в медицинской сети является заместитель руководителя, ответственный за материальное обеспечение, в подчинении которого находятся инженерная служба и отдел закупок. Именно этим подразделениям для принятия управленческих решений необходима информация из реестра оборудования, данные о простоях и потребности в закупках.
Важно также помнить, что оснащенность работоспособной медицинской техникой является условием для получения и продления лицензии на медицинскую деятельность. Законодательством также регламентированы периоды проведения технического обслуживания сертифицированными специалистами.
В то же время, бухгалтерские службы, ответственные за учет основных средств, не заинтересованы в дополнительных характеристиках медицинского оборудования, выходящих за рамки бухгалтерского учета. Поэтому управленческий учет медицинской техники не должен вестись бухгалтерией.
Почему не справляются типовые ERP и ITEM системы?
Без существенных доработок типовые ERP системы и системы диспетчеризации класса ITEM не способны решать задачи учета медицинского оборудования, так как не предназначены для этого. Разработчики таких систем, как правило, заявляют длительные сроки и высокую стоимость необходимых доработок.
ITEM системы могут решать упрощенные задачи по заявкам на техническое обслуживание и ремонты, но они используют единую базу реестра оборудования, что требует синхронизации со складским и бухгалтерским учетом. Кроме того, специфика обслуживания медицинского оборудования с установленными регламентными требованиями сложно реализуется в типовых конфигурациях.
Опыт решения задач управления медицинским оборудованием
Одной из компаний, которые могут решать подобные задачи, является компания ООО «Фортис Технологии”, которая обладает более чем 10 летним опытом методологического и технического управления проектами в области учета и мониторинга работоспособности медицинского оборудования.
Ключевыми модулями разработанной ими системы интеллектуального управления парком медицинского оборудования являются:
- ведение реестра медицинского оборудования;
- ведение классификатора медицинского оборудования;
- регистрация и учет исполнения инцидентов;
- мобильные рабочие места инженеров;
- интеграции с типовыми бухгалтерскими системами.
Дополнительно могут быть реализованы модули интеграции с внутренними системами управления пользователями, PACs, складским учетом и другие.
Ключевой особенностью реализации проектов является авторский надзор за проектом со стороны архитекторов Системы, что позволяет избежать ошибок и обеспечить качество данных, в том числе для предоставления в Федеральный регистр медицинских организаций Минздрава.
Примеры решаемых задач с нулевой трудоемкостью
Внедрение Системы интеллектуального управления парком медицинского оборудования позволяет с нулевыми трудозатратами решать следующие типовые задачи:
- выполнять запросы по различным выборкам перечня оборудования для принятия управленческих решений;
- оценивать количество проведенных исследований на каждой единице оборудования;
- подготавливать спецификации оборудования для сервисных контрактов;
- оценивать качество работы сервисных организаций и инженеров;
- отслеживать аппаратные сбои и возможность оперативного ремонта;
- оценивать качество моделей оборудования для выбора поставщиков;
- обеспечивать выгрузку данных о наличии оборудования в ФРМО.